みなさま、こんばんは。
今日は改めて、メール送信のマナーについて書きたいと思います。
最近の通知手段は電話から、メールに役割が移行いたしましたね。
ここで、複数の人にメールを送信する場合に、気を付けたいことを確認したいと思います。
メールの宛先にはいくつか種類があります。
To. 宛先 これは特定の人を宛先にする場合に利用します。
CC. カーボン・コピーの略。複数名で同一の情報共有を行いながら連絡を取り合う場合等に利用します。
BCC. ブラインドウ・カーボン・コピーの略。宛先に送付したことを知らせない場合に利用します。
企業で利用する場合
To. には送付先
CC にはお知らせしたい上司や関係者
BCC は To や CC に登録した人にはわからないよう、この連絡内容をこっそりお知らせしたい上司等の宛先を登録します。
また、複数の取引先に送付したい場合、取引先の個人情報に該当するアドレスを不用意に他社に知らせる行為を避けるために、それぞれのアドレスを BCC に登録して送付することもあります。
個人利用の場合
CC は、同一の情報共有を行いながら連絡を取り合う場合に利用します。
BCC を個人利用する場合は、大勢に連絡したいけれど、連絡先に指定する人同士にはそれぞれのアドレスをわからないようにしたい場合、または送付する連絡が誰に送られたか、本人以外にはわからないようにしたい場合に利用します。
よくトラブルになるのが、お互いのアドレスを知らない人同士が参加している集まりの連絡の場合。
To. や CC. にすべての宛先が見えるように登録したばっかりに、利用されたくないメールアドレスが他人に知れてしまい、商用利用されたと言うもの。
具体例を挙げますと、、、
A さんから、同窓会メンバー全員にメールでピクニックのお誘いがきました。To. や CC. には、知らないアドレスも登録されていました。なんとなく、3年生の時に仲良かった花子さんかな？とも思いましたし、隣の席だった太郎君かな？と推測できるアドレスも記載されていたように見えました。ピクニックは楽しく参加できましたが、特に連絡先の交換はしませんでした。それから三か月後。自分のアドレス帳には登録されていないアドレスから、会費制のサロンのお誘いが来ました。文面から広告ではなさそうでしたが会費は 8000 円と記載があり、自己啓発セミナーのようにも見受けられました。よく見ると、主催者に太郎君の名前が記載されています。太郎君には、アドレスは教えていません。確かにピクニックの時には、懐かしくておしゃべりしましたが、、何で太郎君が私のアドレスを知っているんだろう？？と、ピクニックの連絡メールを確認したところ、参加予定者の宛先がすべて To に登録されていたので、参加者にはお互いのアドレスがすべてわかってしまう状態でした。メールを発信した A さんには悪気はなく、まさか太郎君が後でアドレスを商用利用するなど考えてもみないことでした。
これはどのように考えるかと言うと、
A さんはセキュリティの観点から、参加者の宛先を BCC に登録する必要がありました。
太郎君は、ピクニックの連絡に利用されたアドレスを、自分のビジネス目的に使用してはいけなかった。
これは意外とスルーされがちなマナーですが、人のメールアドレスを本人に無断で利用することは基本的にはマナー違反です。
アドレスとは、インターネットの世界で言う住所ですから、アドレスを知らせる行為は、他人に家の住所を知らせるのと同じことになります。
どうしても、本人に利用確認の連絡が取れない場合、メールでしか連絡をとる手段がない場合等、送付したメールの冒頭に、突然の連絡の理由と、誰から連絡先を聞いたかを記載し、無断利用の前置きを必ず行いましょう。
でも、無断で他人のアドレスは使わない方が良いでしょう。
特に意図せぬところから知りえたアドレス宛に、太郎君のようなビジネス目的でのメールなどを送付することは、してはいけません。
が、知能犯は屁とも思っていませんから、悪用のリスクは覚悟する必要があります。
したがって、アドレスを相手に教える場合は、教えた相手から失礼なメールが来る可能性を考慮し、許容範囲であることを確認したうえで教えましょう。
メールアドレスも立派な個人情報になりますから、その扱いは慎重に行いましょう。
そして、他人の個人情報を不用意に使用することは、思わぬトラブルのもととなりますから、しないようにしましょう。
私は合計で 5 つ程アドレスを使い分けております。
メールは、使い方によっては、電話よりもプライベートに食い込んでくるものですから、自分の行動半径に応じて利用するアドレスを使い分けています。
自分の情報は、意識して管理することが時には必要だと思います。
